Depok, 25 Juli 2025 — Dalam era digitalisasi administrasi, kesiapan sumber daya manusia menjadi kunci keberhasilan implementasi sistem informasi yang efisien dan akuntabel. Menjawab tantangan tersebut, Fakultas Ilmu Keperawatan Universitas Indonesia (FIK UI) menyelenggarakan kegiatan Penyegaran Penggunaan ANDIENI (Aplikasi Naskah Dinas Elektronik Universitas Indonesia) pada Jumat (25/7), bertempat di Ruang Labkom lantai 7 Gedung Pendidikan dan Laboratorium FIK UI.

Kegiatan ini diikuti oleh tenaga kependidikan dari berbagai unit kerja di lingkungan fakultas. Agenda mencakup tiga topik utama: penyegaran tata naskah dinas, penyusutan arsip, serta praktik penggunaan aplikasi ANDIENI sesuai kebijakan terbaru Universitas Indonesia.

“Digitalisasi bukan hanya soal aplikasi, tetapi tentang perubahan cara kerja dan budaya administrasi. Oleh karena itu, tenaga kependidikan harus terus diperkuat agar siap menjalankan tugas dengan lebih profesional dan tertib dokumen,” ujar Chairun Nisah Ardiantari, S.Kep, Kepala Pusat Administrasi Fakultas sekaligus narasumber dalam kegiatan ini.

Dalam sesi penyegaran tata naskah, peserta mendapatkan pemahaman mengenai pentingnya konsistensi penomoran surat keluar, pelarangan penomoran surat keluar mundur (backdate), serta penggunaan template tata naskah dinas yang seragam. Ketidaktertiban dalam aspek-aspek ini bukan hanya berdampak administratif, tetapi juga berisiko mengganggu validitas hukum dan akuntabilitas dokumen dalam proses audit maupun pelaporan institusi.

Sementara itu, pada sesi praktik, peserta mempelajari langsung tahapan penciptaan dan pengelolaan naskah dinas secara digital melalui portal andieni.ui.ac.id—mulai dari penyusunan konsep surat, paraf persetujuan, tanda tangan elektronik tersertifikasi, hingga distribusi surat kepada pihak internal maupun eksternal.

ANDIENI (Aplikasi Naskah Dinas Elektronik Universitas Indonesia) adalah sistem aplikasi persuratan resmi berbasis daring yang dikembangkan untuk mempermudah dan menertibkan pengelolaan dokumen di lingkungan UI. Aplikasi ini mendukung proses bisnis persuratan mulai dari penciptaan draft, pengesahan dokumen dengan tanda tangan elektronik (eSign), hingga distribusi naskah dinas secara digital dan terdokumentasi.

Keunggulan utama ANDIENI terletak pada penggunaan teknologi tanda tangan elektronik tersertifikasi hasil kerja sama UI dengan Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN). Teknologi ini menjamin keamanan dokumen dengan enkripsi dan pelacakan jejak perubahan, sehingga setiap upaya manipulasi konten akan terdeteksi setelah dokumen ditandatangani.

Saat ini, penggunaan ANDIENI ditujukan bagi tenaga kependidikan, sekretaris unit, dan pejabat struktural di lingkungan Universitas Indonesia. Sebagai tahap awal, implementasi difokuskan pada pelaksana administratif di level fakultas, sekolah, dan program vokasi.

Sesuai dengan Nota Dinas Rektor UI Nomor ND-2718/UN2.R/HKP.04.03/2025, penggunaan penuh ANDIENI akan diberlakukan mulai 1 Agustus 2025 di seluruh unit kerja Universitas Indonesia, termasuk Fakultas Ilmu Keperawatan.

Kegiatan Penyegaran Penggunaan ANDIENI ini menjadi bagian dari komitmen FIK UI dalam menguatkan kapabilitas tenaga kependidikan sebagai elemen penting dalam tata kelola akademik dan administratif. Melalui penguasaan aplikasi ANDIENI dan pemahaman terhadap kebijakan kearsipan nasional, diharapkan proses administrasi di FIK UI menjadi lebih tertib, efisien, dan selaras dengan arah transformasi digital Universitas Indonesia.